01KI-GESTÜTZTE ANFORDERUNGSANALYSE
Ausschreibungen und Lastenhefte analysieren
DIE AUSGANGSSITUATIONUmfangreiche Ausschreibungen verteilen Anforderungen, Fristen, Nachweise und technische Spezifikationen auf viele Dokumente. Widersprüche und offene Fragen werden leicht übersehen.
DER MÖGLICHE ANSATZKI kann Anforderungen mit Fundstellen extrahieren und eine Anforderungsmatrix vorbereiten. Ein Abgleich mit freigegebenen Leistungsbeschreibungen macht mögliche Übereinstimmungen, Lücken und Klärungsbedarf sichtbar. Muss-Kriterien und Bewertungskriterien werden getrennt aufgeführt.
WAS DAFÜR NÖTIG ISTVollständige Ausschreibungsunterlagen einschließlich Anlagen und Nachträgen, freigegebene Leistungsbeschreibungen sowie klare Kriterien und fachliche Zuständigkeiten.
KI VERSTEHEN
Was hier technisch passiert.
MÖGLICHER LÖSUNGSANSATZDokumenten-KI · Anforderungsextraktion · RAG-Abgleich
Was übernimmt die KI konkret?
KI erkennt Anforderungen auch in Fließtext und Anlagen und ordnet sie freigegebenen Leistungsbeschreibungen zu.
So funktioniert die Lösung
- 01
Anforderungen strukturieren
Ein LLM extrahiert einzelne Aussagen, Muss-Kriterien und Termine mit Fundstellen; Anlagen und Nachträge werden einbezogen.
- 02
Leistungsbezug suchen
Semantische Suche findet Kandidaten aus freigegebenen Produkt- und Leistungsunterlagen.
- 03
Matrix vorbereiten
Die Zuordnung nennt Begründung und Quellen; fehlende Nachweise und widersprüchliche Angaben werden markiert.
Welcher Mehrwert entsteht?
Weniger Lese- und Zusammenstellungsaufwand; frühere Sicht auf Lücken und Klärungsbedarf unterstützt eine fundierte Teilnahmeentscheidung.
Ein konkretes Beispiel
Eine geforderte Schnittstelle findet eine passende Beschreibung, jedoch keinen Nachweis für die verlangte Version; die Matrix zeigt die Lücke.
Technik, Einrichtung & Betrieb+
Vortrainiertes LLM, Dokumentenindex und Anforderungsschema. Die Vollständigkeit wird gegen eine fachlich erstellte Referenz geprüft; Textähnlichkeit allein bestätigt keine Erfüllbarkeit.
Illustrativer Lösungsaufbau. Die konkrete Architektur folgt Datenlage, Systemen und Pilotbewertung.
Pilot, Nutzenbewertung & fachliche Verantwortung +
SO KÖNNTE EIN PILOT STARTENEine abgeschlossene Ausschreibung auswählen und die KI-Auswertung gegen die damalige fachliche Prüfung bewerten.
DARAN LÄSST SICH DER NUTZEN PRÜFENVollständigkeit der erkannten Anforderungen, korrekte Quellenzuordnung und Zeit für die erste Analyse mit einer manuell geprüften Referenz vergleichen.
Technische Erfüllbarkeit, Fristen, Vertragsbedingungen und die Entscheidung zur Teilnahme werden von den zuständigen Fachleuten geprüft; fehlende Angaben bleiben als offen gekennzeichnet.
02KI IM ANGEBOTSPROZESS
Angebote aus freigegebenem Wissen vorbereiten
DIE AUSGANGSSITUATIONFür individuelle Angebote müssen Vertrieb, Presales und Fachbereiche technische Informationen, Leistungsumfang und passende Textbausteine zusammenführen. Versionsstände und unbeabsichtigte Zusagen erschweren die Abstimmung.
DER MÖGLICHE ANSATZKI unterstützt einen Angebotsentwurf auf Basis der bestätigten Kundenanforderungen, gültiger Vorlagen und freigegebener Inhalte. Sie schlägt passende Bausteine vor und markiert fehlende Angaben, Annahmen und Abweichungen für die Prüfung.
WAS DAFÜR NÖTIG ISTGültige Angebotsvorlagen, freigegebene Produkt- und Leistungsinformationen, bestätigte Anforderungen und ein definierter Prüf- und Freigabeprozess.
KI VERSTEHEN
Was hier technisch passiert.
MÖGLICHER LÖSUNGSANSATZGenerative KI · RAG · Vorlagenbasierter Angebotsentwurf
Was übernimmt die KI konkret?
KI wählt freigegebene Textbausteine passend zu bestätigten Anforderungen aus und formuliert daraus einen zusammenhängenden Entwurf.
So funktioniert die Lösung
- 01
Kontext festlegen
Bestätigte Anforderungen und gültige Angebotsvorlage bestimmen Struktur und Suchumfang.
- 02
Inhalte zusammenstellen
RAG liefert erlaubte Leistungsbausteine; ein LLM formuliert verbindende Texte und markiert Annahmen.
- 03
Zahlen und Zusagen prüfen
Preise und Termine kommen aus den zuständigen Systemen; definierte Prüfschritte bestätigen den Entwurf.
Welcher Mehrwert entsteht?
Weniger Erstentwurfsaufwand und weniger Suche nach gültigen Bausteinen können die Angebotsvorbereitung beschleunigen.
Ein konkretes Beispiel
Für eine zusätzliche Serviceleistung wird ein freigegebener Baustein vorgeschlagen; ein fehlender Preis erscheint als offenes Feld.
Technik, Einrichtung & Betrieb+
Ein LLM unterstützt Sprache und Struktur. Kalkulation und Freigaben bleiben in den dafür vorgesehenen Systemen; Quellen- und Versionsbezug werden mit gespeichert.
Illustrativer Lösungsaufbau. Die konkrete Architektur folgt Datenlage, Systemen und Pilotbewertung.
Pilot, Nutzenbewertung & fachliche Verantwortung +
SO KÖNNTE EIN PILOT STARTENEine wiederkehrende Angebotsart mit klar abgegrenzten Leistungen und einem kleinen Kreis aus Vertrieb und Presales erproben.
DARAN LÄSST SICH DER NUTZEN PRÜFENVorbereitungszeit, Korrekturbedarf, Vollständigkeit und Zahl notwendiger Abstimmungsschleifen mit dem bisherigen Ablauf vergleichen.
Preise, Rabatte, technische Zusagen, Liefertermine und Vertragsklauseln stammen aus den zuständigen Quellen und werden vor Versand freigegeben. Fehlende Werte werden nicht ergänzt oder erfunden.
03KI IM KUNDENMANAGEMENT
Kundenanfragen und Änderungswünsche auswerten
DIE AUSGANGSSITUATIONTechnische Rückfragen und Änderungswünsche verteilen sich auf E-Mails, Gesprächsnotizen, CRM-Einträge und Angebotsversionen. Der aktuelle Bedarf und bereits getroffene Vereinbarungen sind nur aufwendig nachvollziehbar.
DER MÖGLICHE ANSATZKI kann autorisierte Informationen zu einer Anfrage zusammenführen, Anforderungen und offene Punkte herausarbeiten und Änderungen gegenüber dem bisherigen Stand markieren. Daraus entstehen eine Aufgabenübersicht und ein Antwortentwurf mit Quellenbezug.
WAS DAFÜR NÖTIG ISTZugeordnete Kunden- und Vorgangsdaten, freigegebene Gesprächsnotizen und Korrespondenz, aktuelle Angebotsstände sowie geregelte Zugriffsrechte.
KI VERSTEHEN
Was hier technisch passiert.
MÖGLICHER LÖSUNGSANSATZNLP · Kontextzusammenfassung · Änderungsvergleich
Was übernimmt die KI konkret?
KI erschließt neue Anforderungen aus Korrespondenz und erkennt Abweichungen gegenüber einem bestätigten bisherigen Stand.
So funktioniert die Lösung
- 01
Vorgang eingrenzen
CRM-Bezug, Kunde und Berechtigungen bestimmen die zulässigen Nachrichten und Angebotsstände.
- 02
Aussagen vergleichen
Ein Sprachmodell extrahiert Anforderungen und vergleicht neue Aussagen mit der bestätigten Basis.
- 03
Klärung vorbereiten
Änderungen, offene Fragen und mögliche Aufgaben erscheinen mit Quelle und Datum zur Bestätigung.
Welcher Mehrwert entsteht?
Weniger Aufwand für die Rekonstruktion von Vereinbarungen und geringeres Risiko, Änderungswünsche in langen Verläufen zu übersehen.
Ein konkretes Beispiel
Eine E-Mail fordert eine zusätzliche Abnahmeprüfung; diese wird als neuer Wunsch gegenüber dem Angebot markiert und zur Aufwandbewertung vorgelegt.
Technik, Einrichtung & Betrieb+
Ein vortrainiertes LLM kann strukturiert extrahieren und zusammenfassen. Baseline, Zeitbezug und Status müssen eindeutig sein; ein neuer Wunsch ist keine bereits vereinbarte Leistung.
Illustrativer Lösungsaufbau. Die konkrete Architektur folgt Datenlage, Systemen und Pilotbewertung.
Pilot, Nutzenbewertung & fachliche Verantwortung +
SO KÖNNTE EIN PILOT STARTENEinen abgegrenzten Kundenprozess mit ausgewählten abgeschlossenen Anfragen und manuell geprüften Ergebnissen untersuchen.
DARAN LÄSST SICH DER NUTZEN PRÜFENVollständigkeit der Zusammenfassung, korrekt erkannte Änderungen und Zeit für die Bearbeitung typischer Kundenanfragen bewerten.
Kundenbezogene Informationen bleiben im berechtigten Personenkreis. Aufgaben, CRM-Änderungen und Antworten werden vor Übernahme oder Versand durch die Verantwortlichen geprüft.